BUSCARV

Usamos BUSCARV, una de las funciones de buscar y de referencia, cuando necesitemos buscar información en una hoja de cálculo grande o si siempre buscamos el mismo tipo de información en una tabla o un rango por columna.

Definición

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada la tabla se ordena de forma ascendente.

Sintaxis

=BUSCARV(valor buscado; matriz buscar en; indicador columna;[ordenado])

 La función consta de cuatro argumentos:

• El valor buscado. Realmente tenemos que pensar en Quién. Hagamos esta pregunta ¿queremos encontrar el valor de quién?
• El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de búsqueda debe estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda C2, su rango debería empezar con C.
• El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si especifica B2: D11 como el rango, B se debe contar como la primera columna, C como la segunda y así sucesivamente.
• Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia aproximada o FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.

Errores más habituales en su uso.

Valor buscado. 

Confundir al argumento valor buscado con lo QUE buscamos, cuando en este argumento lo que hay que indicar es, de quién es el dato que estamos buscando.

Matriz.

Es necesario que el rango de datos donde vamos a buscar, su primera columna (por la izquierda), contenga el dato, indicado en el argumento anterior (valor buscado).

Indicador de columna

Hay que contar de izquierda a derecha (incluida la primera columna), el lugar que ocupa la columna que contiene el dato que buscamos.

Tipo de coincidencia

Utilizar una coincidencia exacta cuando estamos estamos buscando en intervalos de datos.

Tener datos repetidos.

Si en la primera columna de la matriz de búsqueda tenemos datos repetidos, la función siempre se detendrá en el primer dato que encuentra (de arriba a abajo).

Escritura del dato

Si el dato e encuentra escrito de forma distinta (acento, espacio, punto,...) a como lo tenemos en la celda de referencia, no lo localizará y por tanto no encontrará el dato buscado.

El rango.

No aumentar el rango de búsqueda si incorporamos nuevos registros en la matriz, a no ser que estuviésemos trabajando con una Tabla de Excel, en cuyo caso se actualiza automáticamente al añadir nuevos registros.

No fijar adecuadamente el rango de la matriz de búsqueda  si vamos a copiar nuestra función de búsqueda en otras celdas.

Ejemplo

Poseemos una tabla con todos lo libros disponibles en nuestra tienda y un cliente nos está solicitando por teléfono un presupuesto indicándonos el código del libro y la cantidad que desea de cada uno de ellos. 

Para ello hemos creado en una hoja de calculo una plantilla en la que introduciendo el código y la cantidad nos confeccione el presupuesto. 

Los pasos que hemos seguido son:

1. Crear nuestra plantilla para elaborar presupuestos. Plantilla en la que las columnas código y cantidad son las únicas que tendremos que cumplimentar cuando elaboremos un presupuesto:
• Con introducir el código, se cumplimentaran automáticamente el autor el título y el precio.
• El otro dato a introducir será la cantidad, y automáticamente nos calculará el valor total
2. En la columna Autor en la celda M7 escribiremos la siguiente función:
• =BUSCARV(L7;A7:D46;2;0)
• L7. la pregunta a la que tiene que responder este argumento sería: ¿Cuál es el código del autor que estamos buscando?
• A7:D46, rango de datos en cuya primera columna de la izquierda debe encontrarse el código indicado en L7.
• 2, Número de columna contando la primera, donde se encuentra el dato que queremos encontrar .
• 0 o FALSO. La coincidencia debe ser exacta. 
• Para poder copiar esta función a lo largo de la columna M, debemos dejar fija la Matriz dónde va a buscar el dato. Como al copiarla en la misma columna lo único que hacemos es cambiar de fila son los números de fila los que debemos dejar fijos, quedando la función del siguiente modo: =BUSCARV(L7;A$7:D$46;2;0)
• Ahora ya podemos copiarla a lo largo de la columna
3. Repetimos la misma operación para la columna Título, utilizando la función =BUSCARV(L7;A$7:D$46;3;0). Es necesario destacar que:
• El dato buscado sigue siendo el mismo L7
• El lugar donde buscamos es el mismo A$7:D$46
• Sin embargo el dato que queremos encontrar ya no está en la columna 2, sino en la 3
4. Procedemos de igual modo en la columna Precio, donde sólo cambiara el indicador de columna: =BUSCARV(L7;A$7:D$46;4;0)
5. En la columna cantidad indicaremos las unidades solicitadas, y
6. En la columna total sera el resultado de multiplicar Cantidad x Precio

Cumplimentadas las formulas en todas las celdas ya tendremos lista la plantilla para introducir códigos y cantidades

Sin embargo hasta que introduzcamos los códigos las casillas muestran el valor #N/A, si queremos evitar, una forma posible sería poner la función BUSCARV, dentro de otro función SI.ERROR, quedando en la celda M/ del siguiente modo:

=SI.ERROR(BUSCARV(L7;A$7:D$46;2;0);"")

Que viene a decir: si al hacer la búsqueda se produce un error, no muestre el error, deja la celda en blanco.

Finalmente el pedido realizado por el cliente es:
Código    Unidades
123321           6
876521           3
102938           1
987066           4

Con lo que el presupuesto calculado será: