Power Query o BuscarV

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Partimos de 6 hojas de cálculo separadas que aportan información sobre la venta de vehículos. Aunque todas ellas se presentan en un único libro de cálculo, podrían perfectamente estar contenidas en distintos libros de Excel, o bien en una base de datos o en la nube, lo cual no impediría realizar el ejercicio que vamos a mostrar.

Estas 6 hojas son:
  • Países. Un listado de 197 países en el que encontramos dos columnas Código_País y País
  • Distribuidor. Listado con 6 distribuidores 
  • Concesionario de vehículos.
  • Marca:
  • Modelo: Descripción de modelos en los que se indica la marca a la que pertenecen mediante su código:
  • Ventas: listado en el que se muestran todas las facturas (15.000 registros) realizadas con información del país en el que se produjo, distribuidor, concesionario y modelo
El objetivo del ejercicio es obtener la información del libro ventas pero, en lugar de ver los códigos de: país, distribuidor, concesionario y modelo; nos muestre su descripción. 

Una primera opción en la que podríamos pensar es usar la función BuscarV, pero siempre y cuando todas las hojas mencionadas estén en formato Excel. Sin embargo con Power Query obtenemos la siguientes ventajas:

  1. Trabajamos en un libro nuevo con lo cual no modificamos los datos originales (tan solo los consultamos). 
  2. Cuando la fuente de datos no es nuestra (tenemos acceso a través del servidor) el propietario de la misma puede seguir trabajando con el mismo modelo de datos, nosotros lo adaptamos a nuestras necesidades, y esa adaptación se hace automáticamente cada vez que cambie un dato en la fuente de información.
  3. Aunque no es el caso descrito en este ejemplo, podríamos hacer los mismo utilizando fuentes de datos distintas a Excel: Internet, Access, SQL, Texto/CSV, Facebbook,...
 Los pasos a seguir son:
1.- Abrimos un nuevo libro de Excel y vamos al menú Datos.
2.- Seleccionamos la opción Obtener datos>Desde un archivo>Desde un libro Excel. Y abrimos nuestro libro Ventas coches tablas.

3.- Power Query detecta que el libro tiene esas 6 hojas, que seleccionamos y presionamos el botón Editar.

4.- Seleccionamos la tabla factura que es en la que queremos cambiar sus códigos por la descripción.

5.- Para sustituir el código del país por el de su nombre, presionamos el botón combinar consultas.
6.- En la parte inferior seleccionamos la tabla Países, marcamos la columna CódigoPaís de ambas tablas, y aceptamos.

7.- Se genera una nueva columna Países, que contiene todas las columnas de dicha tabla. Presionando en el icono situado a la derecha de Países, seleccionamos solo el nombre del país.

8.- Haciendo doble clic en el título de la columna cambiamos su nombre.
9.- Seleccionamos la columna CódigoPaís y la eliminamos con el botón quitar columna.
10.- Seleccionamos la columna País y la arrastramos hasta la posición que ocupaba la columna CódigoPaís.
11.- Repetimos la misma operación para la columnas CódigoDistribuidor, CódigoConcesionario y CódigoModelo.

Os dejo un vídeo en el que podréis ver los pasos comentados y como crear la tabla en el libro que hemos abierto.

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