¿QUE GRÁFICO ELEGIR?

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Teniendo en cuenta que un gráfico es válido siempre y cuando: 

  • Presenta la información que se requiere,
  • Es entendible por nuestra audiencia, es decir:
    • No contiene exceso de etiquetas y por lo tanto de colores que obliga a explicar detenidamente cada uno de ellos.
    • No confunde con un exceso de datos.
  • Es fácil de adaptarse a la incorporación de nuevos datos.
Creo que, también tendríamos que valorar su simplicidad a la hora de su construcción.
Presentamos en el siguiente post diversas maneras de representar las ventas de cuatro vendedores en el primer semestre del años. Míralos y déjame un comentario acerca de cuál es tu favorito.

Gráfico circular

Vamos a tratar de representar estos datos en un gráfico circular. El primer problema es que tan solo puedo graficar los datos relativos a un mes, no puedo verlos todos a la vez, aunque la información del grado de participación de cada uno de los vendedores se observa de modo muy claro.
Si queremos continuar con este tipo de gráfico deberíamos de convertirlo en un gráfico dinámico para poder seleccionar fácilmente mes que queremos visualizar. Los pasos a seguir son:
  • Desde la pestaña Insertar, seleccionamos gráfico circular 3D. Obtenemos un gráfico en blanco.
  • Hacemos clic con el botón derecho de nuestro ratón en el gráfico y elegimos la opción seleccionar datos.
  • Ahora, clic en el botón Agregar cumplimentamos los datos del siguiente modo:
    • Nombre de la serie: Periodo
    • Valores de la serie: Los datos correspondiente al mes de Enero, luego lo modificaremos
  • A continuación, clic en el botón Editar, para crear las etiquetas (nombre de los vendedores).
  • Aceptamos por dos veces y ya tenemos nuestro gráfico, en el que se muestran el reparto de las ventas del mes de Enero, entre los cuatro vendedores.
  • Para hacerlo dinámico y poder visualizar el mes elegido, vamos a utilizar botones de opción. Desde la pestaña Programador o Desarrollador, según versiones, bloque Controles, marcamos el botón de opción.
  • Una vez marcado, hacemos clic en cualquier parte en blanco de nuestra hoja. Ahora, copiamos y pegamos hasta tener 7 botones. 
  • Cambiamos el nombre de los botones: botón derecho y editar nombre. Al primer botón lo denominaremos Enero, y seguiremos con el resto hasta el último que denominaremos Total.
  • Con todos los botones seleccionados: alineamos a la izquierda y distribuimos verticalmente.
  • De nuevo, clic con botón derecho en uno de los botones de opción; marcamos Formato de control, donde indicamos la celda donde lo queremos vincular. Comprobar que el activar Enero en dicha celda se muestra el 1 y así sucesivamente para los siguientes meses, hasta el ultimo botón (Total), que cuando está activado mostrará el número 7 en dicha celda.
  • Ahora lo que deseamos es que cuando la celda A7 muestre el dato 3, por ejemplo, queremos que en el gráfico se muestre el rango de datos correspondiente al mes de Marzo, y si marca 5 los de Mayo. Para ello utilizaremos la función DESREF. Esta función tiene 5 argumentos:
  • Vamos a explicarlos según los utilizamos:
    • Ref. Marcamos un celda a partir de la cual queremos obtener un dato o rango de datos. en este caso indicamos la celda A1, que hace referencia al nombre de la primera columna de datos.
    • Fila. A partir de la celda A1, indicamos cuantas filas queremos bajar, en nuestro caso 1, para situarnos así en el primer dato.
    • Columnas. Número de columnas que queremos desplazar hacia la derecha (con signo positivo) o hacia la izquierda (con signo negativo), desde la celda que hemos indicado como referencia. Así, si estoy en A1 y quiero ir a la columna Enero, deberé desplazarme 1 columna, si quiero llegar a la columna Febrero, 2, y así sucesivamente. Precisamente, ese número de columnas que quiero desplazarme es el que se indica cuando marcamos uno de los botones que creamos anteriormente. Así pues, para indicar el número de columna marcaremos la celda A7, que es la celda a la que vinculamos los botones.
    • Alto. Como no queremos un dato sino los de todos los vendedores, en este campo indicaremos el numero de vendedores que tenemos 4. 
    • Ancho. Número de columnas que queremos que tenga nuestro rango de datos, que en este caso es 1, sólo queremos los datos de 1 mes. Así pues la formula queda de este modo:
=DESREF($A$1;1;$A$7;4;1)
  • Pero esta fórmula no podemos ponerla directamente en el gráfico. Necesitamos asignarle un nombre. Para ello, desde la pestaña Fórmulas, en el bloque Nombres definidos, clicamos en Asignar nombres y cumplimentamos la ventana:
  • Volvemos de nuevo a nuestro gráfico, botón derecho y seleccionar datos. Ahora modificamos la serie Periodo:
  • En el apartado valores de series, borramos los datos excepto el nombre de la hoja y el signo de exclamación "!"y escribimos el nombre que hemos creado anteriormente "Dato". Aceptamos por dos veces.
De este modo, al marcar un botón u otro nuestro gráfico mostrará los datos del mes indicado o el total.
  • Para que el titulo cambie automáticamente, en la celda B7, escribimos la siguiente función:
="Ventas "&ELEGIR(A7;"Enero";"Febrero";"Marzo";"Abril";"Mayo";"Junio";"Totales")
La primera parte es el texto Ventas al que pegamos la función ELEGIR. Esta función indica que en función del numero que figure en la celda A7, escriba un texto, así si:
      • El valor de A7 es 1 escribirá Enero.
      • El valor de A7 es 2 escribirá Febrero.
      • El valor de A7 es 3 escribirá Marzo.
      • El valor de A7 es 4 escribirá Abril.
      • El valor de A7 es 4 escribirá Mayo.
      • El valor de A7 es 4 escribirá Junio.
      • El valor de A7 es 4 escribirá Totales.
  • Vamos al título de grafico, seleccionamos su contenido, y en la barra de fórmulas, escribimos =B7, de ese modo el titulo del gráfico indicará lo que se recoja en la celda B7.
Tomamos el gráfico y lo colocamos para ocultar las celdas A7 y B7, le damos formato (colores y datos que queremos mostrar) y ya tendremos nuestro gráfico circular dinámico.

Gráfico de anillos

Vamos a utilizar otra representación porcentual de la participación de cada vendedor en el total de ventas de cada mes.
  • Seleccionamos todos los datos desde la columna Nombre hasta Junio, y desde la pestaña Insertar, seleccionamos grafico de anillos.
Ya tenemos nuestro grafico de anillos, vamos a mejorarlo un poco:
  • Elegimos estilo de gráfico 8
  • Hacemos doble clic sobre uno de los anillo y cumplimentamos la ventana del siguiente modo:
  • Ponemos la leyenda a la derecha, y
  • Le damos título al gráfico.
El anillo exterior corresponde al mes de Junio y el interior a Enero.

Gráfico de columnas con barras internas

A nuestros datos le vamos añadir una fila mas que muestre el total de cada mes. Una vez hecho seleccionamos la tabla desde la columna Nombre hasta la columna Junio. Con los datos seleccionados, desde la pestaña Insertar, elegimos Gráfico de columnas 2D
  • Con el gráfico seleccionado desde la pestaña Diseño de gráfico, cambiamos filas por columnas.
  • Hacemos clic sobre una de las series y marcamos la opción Etiqueta de datos y Más Opciones
  • En el apartado Alineación elegimos girar el texto 270º.
  • Repetimos esta operación para todas las columnas excepto para la de total, donde la alineación del dato permanece horizontal
  • Cambiamos colores a las barras del gráfico. Desde la pestaña Diseño de gráfico cambiamos los colores y elegimos
  • Doble clic en la columna del total y la ventana opciones de serie, la cumplimentamos del siguiente modo:
  • Un doble clic sobre la columna del total que ahora se muestra por delante de las demás y le cambiamos el color
  • Para visualizar los datos en miles de €, hacemos doble clic sobre el eje secundario y seleccionamos las unidades de visualización en Millares
  • Repetimos la operación con el eje principal, y a continuación son la tecla suprimir borramos ambos ejes.
  • Suprimimos las líneas de cuadricula principales.
  • Damos título al gráfico y ya tenemos nuestra representación.

Una variante de este gráfico podría ser esta, en la que vemos la evolución de ventas de cada vendedor a lo largo de los meses, al mismo tiempo que comparamos el total vendido por cada uno de ellos.

Minigráficos

Un minigráfico es un gráfico muy pequeño situado en una celda de hoja de cálculo que proporciona un representación visual de datos. Es muy utilizado para reflejar las tendencias de una serie de valores.
Lo primero que tenemos que hacer es que la celda sea lo suficientemente grande para que quepan los gráficos, para ello seleccionamos las filas 2 y 5 y con el botón derecho del ratón abrimos el menú contextual donde marcamos Alto de fila, y le damos un tamaño de 50

A continuación, con el rango de celdas I2:I5 seleccionado, desde la pestaña Insertar, en el bloque Minigráficos elegimos columnas.

Completamos la ventana emergente, indicando el rango de datos:

Aceptamos y ya tenemos los datos de enero a junio graficados para cada uno de los vendedores. Y tras dar el ancho necesario a la columna I, realizamos los siguientes ajustes:
  • La escala de cada gráfico esta ajustada a los datos de la fila correspondientes, con el fin que todos tengan la misma escala y así poder comparar visualmente los distintos gráficos vamos a hacer que esta sea la misma para todos ellos. Con los minigráficos seleccionados desde la pestaña Minigráficos, en el bloque grupos, abrimos el desplegable Eje y marcamos las siguientes opciones:
  • Resaltamos el valor máximo de cada vendedor coloreando la barra de color verde. Para ello, con los minigráficos seleccionados, abrimos el desplegable Color de marcador.
  • Repetimos la operación para el punto más bajo, que se coloreará en rojo.
El resultado:

Proyección Solar.

Lo primero que tenemos que hacer es modificar la estructura de modo que tengamos tan solo tres columna: Nombre, Mes y Ventas.
Para ello no situamos en nuestra tabla de datos y desde la pestaña Datos elegimos obtener datos de una tabla. De este modo abrimos el editor de Power Query, dónde haremos algunas transformaciones:
  • Eliminamos la ultima fila, con el comando quitar filas indicamos quitar filas inferiores, en concreto 1
  • Nos desplazamos hacia la derecha, hacemos un clic en la columna total con el botón derecho y marcamos Quitar columna.
  • Hacemos un clic, con el botón derecho de nuestro ratón en la primera columna, y en el menú contextual marcamos Anulación de dinamización de otras columnas.
  • Hacemos doble clic en el encabezado Atributos y cambiamos su nombre por el de meses. 
  • Repetimos la operación en el encabezado Valor, y lo cambiamos por Ventas.
  • Hacemos clic en el comando Guardar y cerrar, y nos copia la tabla en una hoja nueva
  • No situamos en una celda de la tabla, y desde la pestaña Insertar, seleccionamos el gráfico proyección solar.

El resultado:

























 


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